Datenmigration
Von Excel zu MEMConnect: Ausbildungsdaten sauber migrieren
Dieser Leitfaden bereitet eine abgestimmte Datenübernahme vor. Unterstützte Datenarten, Dateiformate, Umfang und Durchführung werden vorab mit MEMConnect festgelegt. Ihr erster Arbeitsschritt ist eine klare Zuordnung zwischen vorhandenen Quellen und den künftig benötigten Informationen.
Quellen und Übernahmeumfang festhalten
Listen Sie Ihre vorhandenen Quellen mit Zweck, verantwortlicher Person und gewünschtem Umgang auf. Die Zuordnung wird vor der Übernahme mit MEMConnect abgestimmt.
| Datenbereich | Typische Quelle | Für die Abstimmung vorbereiten |
|---|---|---|
| Lernende | Stammliste oder HR-Export | Aktive Personen und benötigte Basisdaten kennzeichnen. |
| Lernpfade und Module | Ausbildungsplan, Matrix, Ordner | Aktuelle Inhalte und gewünschte Soll-Struktur beschreiben. |
| Bewertungen | Bewertungsbögen, PDFs, Fachlisten | Fachlich bestätigte Ergebnisse und zugehörige Belege kennzeichnen. |
| Rotation und Termine | Jahresplan, Kalender, Excel | Relevante zukünftige Einsätze für die vereinbarte Übernahme vorbereiten. |
| Historische Dokumente | Ablage oder DMS | Archivierungsbedarf und benötigte Verknüpfungen klären. |
Unklare Werte vor der Übernahme klären
Kennzeichnen Sie Lücken und Widersprüche. Die fachlich verantwortliche Person entscheidet, welcher Wert gilt; diese Entscheidung gehört zur Zuordnungstabelle.
- Eine Person lässt sich über ein vereinbartes Merkmal eindeutig zuordnen.
- Namen, Berufe, Standorte und Abteilungen verwenden abgestimmte Bezeichnungen.
- Lehrbeginn, Lehrende und Lehrjahr sind plausibel.
- Doppelte Personen, gleichnamige Module und widersprüchliche Status sind geklärt.
- Quelle, Entscheidung und verantwortliche Person sind bei Korrekturen festgehalten.
Eine Zuordnungstabelle für die Abstimmung erstellen
Die folgende Tabelle ist eine Arbeitsvorlage. Ergänzen Sie die tatsächlichen Spaltennamen Ihrer Dateien, eine verantwortliche Person und den vereinbarten Umgang mit unklaren Werten.
| Beispielfeld der Quelle | Fachliche Zielzuordnung | Zu klärende Aufbereitung | Prüffall |
|---|---|---|---|
| E-Mail / Personalnummer | Eindeutige Zuordnung einer Person | Führendes Identifikationsmerkmal festlegen. | Zwei Personen mit gleichem Namen. |
| Beruf / Fachrichtung | Berufszuordnung | Unterschiedliche Schreibweisen vereinheitlichen. | Berufswechsel oder abweichende Kurzbezeichnung. |
| Modul / Bearbeitungsstand | Zugewiesenes Modul und persönlicher Status | Zuordnung und Übersetzung alter Statuswerte abstimmen. | Gleichnamige Module in verschiedenen Lernpfaden. |
| Bewertung / Datum / Beleg | Fachlich bestätigtes Ergebnis mit Quelle | Übernahmeumfang und Umgang mit historischen Belegen klären. | Fehlender Abschluss oder unvollständiger Beleg. |
| Abteilung / Zeitraum / Standort | Geplanter Einsatz | Datumsformat, Zuständigkeit und relevante Zeiträume abstimmen. | Standortwechsel oder überlappende Einsätze. |
Testübernahme und fachliche Prüfung vereinbaren
Vereinbaren Sie eine kleine Testmenge mit einfachen und schwierigen Fällen. Prüfen Sie die fachliche Zuordnung ebenso wie Vollständigkeit und Bearbeitungsstand.
- 1
Testmenge bestimmen
Wählen Sie wenige repräsentative Fälle mit den vereinbarten Datenarten.
- 2
Durchführung festlegen
Vereinbaren Sie mit MEMConnect, wer die Übernahme ausführt und welche Dateien benötigt werden.
- 3
Ergebnis protokollieren
Halten Sie Quelle, Umfang, Zuordnungsregeln und Abweichungen fest.
- 4
Fachlich prüfen
Kontrollieren Sie mit den zuständigen Personen Identität, Zuordnung, Status und Vollständigkeit.
- 5
Nächsten Umfang freigeben
Klären Sie offene Punkte, bevor weitere Daten übernommen werden.
Den übernommenen Stand verbindlich machen
Dokumentieren Sie nach der fachlichen Freigabe, ab welchem Stichtag neue Informationen in der vereinbarten Quelle gepflegt werden. Regeln Sie auch den Zugriff auf weiterhin benötigte Altunterlagen.
- Übernommener Umfang und offene Ausnahmen sind dokumentiert.
- Die zuständigen Personen haben die fachliche Prüfung bestätigt.
- Stichtag und führende Quelle sind dem beteiligten Team bekannt.
- Aufbewahrung und Zugriff auf Altunterlagen sind geklärt.
Praxis-Transfer
So wird aus dem Leitfaden ein Arbeitsergebnis
Konkreter Start
Tragen Sie reale Spaltennamen, Beispielwerte und gewünschte Zuordnungen in die Arbeitsvorlage ein.
Erwartetes Ergebnis
Eine mit MEMConnect abgestimmte Grundlage für die Datenübernahme.
Qualitätskontrolle
Datenarten, Formate, Durchführung und Prüffälle sind vor der Testübernahme geklärt.
FAQ
Häufige Fragen zu Datenmigration
Welche Dateiformate und Datenarten können übernommen werden?
Das wird anhand Ihrer vorhandenen Dateien und des gewünschten Umfangs vorab mit MEMConnect geklärt. Bereiten Sie dafür Spaltennamen, Beispielwerte und die gewünschte fachliche Zuordnung vor.
Wie werden unklare Werte vor der Übernahme behandelt?
Halten Sie die Quelle, den betroffenen Datensatz und die notwendige Entscheidung in einer Fehlerliste fest. Die verantwortliche Person klärt den Wert und dokumentiert die vereinbarte Zuordnung vor der weiteren Übernahme.
Wann dürfen die bisherigen Excel-Listen gelöscht werden?
Erst nach erfolgreicher fachlicher Prüfung und Klärung der betrieblichen sowie gesetzlichen Aufbewahrung. Legen Sie vorher fest, welche Altunterlagen weiterhin benötigt werden und wer darauf zugreifen kann.
Quellen und Vertiefung
- MEMConnect – Berufsbildungsplattform ↗MEMConnect
- Handbuch betriebliche Grundbildung ↗berufsbildung.ch / SDBB