Kosten und Beschaffung
Was kostet Berufsbildungssoftware? Angebote für Lehrbetriebe richtig vergleichen
Ein tiefer Lizenzpreis sagt noch wenig über die Gesamtkosten einer Ausbildungsplattform aus. Entscheidend sind der vereinbarte Umfang, die Einführung und die Arbeit, die Ihrem Team danach bleibt. Diese Vorlage hilft Ihnen, Angebote auf eine vergleichbare Grundlage zu bringen.
Diese Positionen gehören in Ihre Angebotsanfrage
Senden Sie allen Anbietern dieselbe Beschreibung: Anzahl Lernende, weitere Rollen, Berufe, Standorte, benötigte Prozesse und gewünschter Startumfang. Klären Sie, wie Ein- und Austritte oder ein wachsender Bestand verrechnet werden.
| Kostenblock | Zu klärender Umfang | Vergleichbare Angabe |
|---|---|---|
| Nutzung | Personen, Rollen, Funktionen und Standorte | Preis für den konkret vereinbarten Jahresumfang. |
| Einrichtung | Konfiguration, Inhalte und Rollen | Einmaliger Umfang mit klarer Abnahme. |
| Datenübernahme | Datenarten, Bereinigung und Testimport | Leistung des Anbieters und Eigenleistung getrennt. |
| Schulung | Zielgruppen, Termine und Unterlagen | Enthaltene Stunden und weitere Konditionen. |
| Betrieb | Support, Betreuung und Anpassungen | Enthaltene Leistungen und Zusatzkosten. |
| Ausstieg | Exporte, Dokumente und Unterstützung | Formate, Umfang und Kosten vor Vertragsabschluss klären. |
Beispiel: Gesamtkosten über drei Jahre berechnen
Die folgende fiktive Rechnung zeigt die Methode. Sie ist weder eine Offerte noch eine Schätzung der tatsächlichen MEMConnect-Kosten. Alle Beispielbeträge werden ohne Mehrwertsteuer auf derselben Grundlage betrachtet.
Angenommen: einmalig CHF 4’000 für Einrichtung und Übernahme, jährlich CHF 3’000 laufende externe Kosten, intern 30 Stunden Einführung und jährlich 12 Stunden Pflege. Bei einem angenommenen internen Vollkostensatz von CHF 80 pro Stunde ergibt sich:
| Position | Rechnung | Drei Jahre |
|---|---|---|
| Einmalige externe Kosten | CHF 4’000 | CHF 4’000 |
| Laufende externe Kosten | 3 × CHF 3’000 | CHF 9’000 |
| Interne Einführung | 30 h × CHF 80 | CHF 2’400 |
| Interne Pflege | 3 × 12 h × CHF 80 | CHF 2’880 |
| Gesamtkosten | 4’000 + 9’000 + 2’400 + 2’880 | CHF 18’280 |
Zeitpotenzial und tatsächliche Budgetentlastung trennen
Wenn im selben fiktiven Beispiel jährlich 80 Arbeitsstunden frei würden, entspräche dies bei CHF 80 pro Stunde einem Kapazitätswert von CHF 6’400 pro Jahr beziehungsweise CHF 19’200 in drei Jahren. Gegenüber CHF 18’280 Gesamtkosten läge der rechnerische Überschuss bei CHF 920. Das ist keine garantierte finanzielle Einsparung.
Freie Zeit senkt die Lohnsumme nicht automatisch. Sie kann etwa für Lernbegleitung eingesetzt werden. Dokumentieren Sie deshalb getrennt, ob ein Effekt zusätzliche Ausbildungskapazität schafft oder tatsächlich eine Ausgabe reduziert.
So prüfen Sie eine Zeitannahme vor der Beschaffung
Messen Sie vollständige Abläufe und verwenden Sie auf beiden Seiten dieselbe Abgrenzung. Eine reine Klickzeit ist nicht mit einem heutigen Aufwand inklusive Rückfragen und Nacharbeit vergleichbar.
- 1
Ablauf definieren
Start und Ende festlegen, etwa von einer Einsatzänderung bis zur vollständigen Information der Beteiligten.
- 2
Ausgangswert aufnehmen
Mehrere typische Fälle messen und Sonderfälle getrennt notieren.
- 3
Pilotwert ermitteln
Denselben Ablauf mit geschulten Personen und vergleichbaren Fällen wiederholen.
- 4
Jahresmenge prüfen
Die Häufigkeit aus Ihrem Betrieb verwenden und nur betroffene Tätigkeiten hochrechnen.
- 5
Überschneidungen entfernen
Eine eingesparte Datenübertragung nicht gleichzeitig bei Planung, Mailversand und Auswertung vollständig anrechnen.
Welche Angaben braucht eine MEMConnect-Offerte?
Beschreiben Sie die beteiligten Berufe und Standorte, die Anzahl Lernenden und Ausbildungspersonen sowie Ihre drei wichtigsten Abläufe. Nennen Sie bestehende Unterlagen, Systeme und gewünschte Datenübernahmen.
Lassen Sie den bestätigten Funktionsumfang, notwendige Anpassungen, Einführung, Support und weitere Leistungen ausdrücklich aufführen. Ob einzelne Bereiche separat angeboten werden können und welche Konditionen gelten, gehört in die konkrete Offerte. Dieser Leitfaden verspricht kein bestimmtes Lizenz- oder Modulpreismodell.
- Alle Angebote beziehen sich auf denselben Zeitraum und Bestand.
- Mehrwertsteuer, Währung und Preisänderungsregeln sind vergleichbar.
- Eigenleistungen sind mit Stunden und Verantwortlichen erfasst.
- Benötigte Schnittstellen und Anpassungen sind enthalten oder separat beziffert.
- Zeitannahmen sind als gemessen oder geschätzt gekennzeichnet.
Praxis-Transfer
So wird aus dem Leitfaden ein Arbeitsergebnis
Konkreter Start
Tragen Sie für alle Angebote denselben Personenbestand, Funktionsumfang und Betrachtungszeitraum ein.
Erwartetes Ergebnis
Eine Gesamtkostenrechnung mit getrennten externen Ausgaben und internen Arbeitsstunden.
Qualitätskontrolle
Zeitannahmen sind belegt, Doppelzählungen entfernt und Kapazitätsgewinn von Budgetentlastung getrennt.
FAQ
Häufige Fragen zu Kosten und Beschaffung
Was kostet MEMConnect pro lernende Person?
Dieser Leitfaden nennt keinen verbindlichen Personenpreis. Für eine belastbare Offerte müssen der gewünschte Umfang, die Einrichtung und die beteiligten Rollen geklärt werden.
Ist die Beispielrechnung ein MEMConnect-Angebot?
Nein. Alle Zahlen dienen ausschliesslich dazu, die Berechnung der Gesamtkosten und des Kapazitätswerts nachvollziehbar zu zeigen.
Kann ich Zeitersparnis direkt als Kostensenkung ausweisen?
Nur soweit dadurch tatsächlich Ausgaben entfallen. Frei werdende Arbeitszeit bei unveränderter Lohnsumme ist zunächst zusätzliche Kapazität; deren Nutzung und Wert sollten Sie getrennt darstellen.